Jaarovergang (LogiSal)

Kies voor Jaarblok > Jaarovergang > Importeren administraties.

De overgang naar een nieuw jaar verloopt als volgt:
1. Ga naar LogiSal.nl en download en installeer het pakket voor het nieuwe jaar als een nieuw pakket. Dus in een aparte map. Let op: standaard staat C:/Salaris/LogiSalXXXX waarvan LogiSalXXXX het jaartal is. Wanneer u het pad wijzigt, dient u zelf een map aan te maken van het jaartal.
2. Open de nieuwe LogiSal en voer uw nieuwe licentiesleutel in bij Instellingen > Sleutel licentie LogiSal.
3. Kies voor Jaarblok > Jaarovergang en kies voor Importeren administraties (Wg/Wn) LogiSal vorig jaar.

Volg de wizard die u stap voor stap door het proces heen voert.
U heeft met Importeren de volgende mogelijkheden:

• Importeren 1 of meerdere administraties (werkgevers)
• Importeren en eventueel hernummeren 1 administratie (tegelijk)
• Importeren 1 administratie met een geselecteerd aantal werknemers
• Importeren 1 en eventueel hernummeren 1 werknemer (tegelijk)

Hierdoor bent u niet alleen in de gelegenheid om bij het begin van het nieuwe jaar administraties over te zetten, maar u kunt ook later nog werkgevers en zelfs werknemers toevoegen.
Als u een administratie of werknemer probeert te importeren waarvan het nummer al bestaat dan krijgt u de gelegenheid hieraan een ander nummer toe te kennen. Dit kan echter alleen met 1 tegelijk.
 
Checklist overgang
Hieronder volgt een algemene checklist voor de jaarovergang.
Ga in het oude jaar naar menu Sectoren > Controlelijst koppelingen inhoudingen met fondsen. Controleer of alle koppelingen goed staan.
Zorg dat de lonen van de laatste periode gedaan zijn (niet verplicht).
Maak een back-up van het vorige jaar.

• Controleer de premie WHK (hervattingskas)  a.d.h.v. de beschikking van de Belastingdienst.
• Controleer de premies van pensioenfondsen en sociale fondsen.
• Controleer de reserveringen. Daar worden soms %% e.d. gebruikt die u dient aan te passen.
• Pas in voorkomende gevallen het maximum aan in reserveringen die gebaseerd zijn op de Zvw (reserveringen in DGA-administraties met automatische vergoeding Zvw).
• Wijzig eventueel lonen en onkosten e.d.
• Denk ook aan bijtelling auto. Er zijn wijzigingen op dit gebied.

 
Voor nieuwe gebruikers
Vul de reservering vakantiegeld in bij Werknemer > Cumulatief.
Vul beginstanden van eventuele andere reserveringen (snipper e.d.) in.
Wijzig eventueel het % bijzonder beloning bij Werknemer tab Fiscaal.

Tijdens het importeren worden u de volgende opties geboden:
– Werknemers die zijn ontslagen niet importeren
– Jaarloon voor de loonheffing vaststellen (i.v.m. bijzonder tarief)
– Reserveringen meenemen
– Inhoudingen meteen bijwerken a.d.h.v. Fondsenlijst
– Masterbestanden (looncode/grootboek) mee kopiëren
– Lay-out bestand mee kopiëren
– Wachtwoord (indien gebruikt) mee kopiëren.

Sommige opties worden hieronder nader toegelicht:

Werknemers die zijn ontslagen niet importeren
In verband met de licentiestructuur die gebaseerd is op aantallen werkgevers en werknemers adviseren wij u om medewerkers die uit dienst zijn niet mee te importeren. U kunt deze later altijd alsnog bij importeren. Bij Werknemer > tab Algemeen dient Uit dienst op Ja te staan. Indien de werknemer op Nee staat, wordt deze niet herkend als uit dienst.

Jaarloon voor de loonheffing vaststellen
Deze optie zet u UIT als u nieuw bent met LogiSal en het voorgaande jaar hebt gebruikt om te schaduwdraaien.

Inhoudingen meteen bijwerken a.d.h.v. fondsenlijst
Bij het importeren van werkgevers adviseren wij u dit te doen. Alle inhoudingen worden, mits gekoppeld (Werkgever, tab Inhoudingen, dubbelklik de inhouding, tab Koppel), bijgewerkt. U kunt ze later altijd weer wijzigen.

Masterbestanden mee kopiëren
Dit betreft de eventueel door u gewijzigde masterbestanden looncode en grootboekrekeningschema, alsmede (bij Multi-User) supervisor en gebruikers en hun rechten.
Als u de lay-outs heeft ingericht in vorig jaar dan dient u te opteren voor deze optie. Als u er nog niet mee heeft gewerkt en bij de werkgevers gebruik maakt van de lay-outs 1 t/m 12 dan kunt u dit overslaan. In principe past u deze optie maar 1 keer toe.

Lay-out bestand mee kopiëren
Als u dit bestand meeneemt dan worden de lay-out instellingen uit het voorgaande jaar meegenomen. U dient dit in principe éénmalig te doen (anders worden wijzigingen overschreven)

Multi-user gebruikers mee kopiëren
Standaard worden de gebruikers bij een multi-user licentie mee gekopieerd wanneer u een jaarovergang heeft gedraaid.

Fondsen bijwerken
Als u update naar nieuwere versies dan dient u de premies van pensioenfondsen e.d. nog bij te werken. Dat kan op 3 niveaus:

• Menu Sectoren > Fondsen doorkoppelen (alle inhoudingen van alle werkgevers)
• Werkgever tab Inhoudingen > knop Bijwerken %% (onderaan), waarbij u nog de keuze krijgt tussen alle of 1 inhouding
• Werkgever > Inhoudingen > Dubbelklik de inhouding > tab Koppel > knop onderaan; hier heeft u nog de mogelijkheid om een andere koppeling te kiezen.

Houdt u er s.v.p. rekening mee dat individueel aangebrachte wijzigingen zoals WHK verdelingen met het bijwerken van de fondsen ook aangepast worden.

E-mail instellingen
De e-mailinstellingen worden standaard mee gekopieerd indien u geen nieuwe instellingen heeft gevuld in het nieuwe jaar.