Jaarovergang (LogiSal)

Kies voor Jaarblok > Jaarovergang > Importeren administraties.

De overgang naar een nieuw jaar verloopt als volgt:
1. Ga naar LogiSal.nl en download en installeer het pakket voor het nieuwe jaar als een nieuw pakket. Dus in een aparte map. Let op: standaard staat C:/Salaris/LogiSalXXXX waarvan LogiSalXXXX het jaartal is. Wanneer u het pad wijzigt, dient u zelf een map aan te maken van het jaartal.
2. Open de nieuwe LogiSal en voer uw nieuwe licentiesleutel in bij Instellingen > Sleutel licentie LogiSal.
3. Kies voor Jaarblok > Jaarovergang en kies voor Importeren administraties (Wg/Wn) LogiSal vorig jaar.

Volg de wizard die u stap voor stap door het proces heen voert.
U heeft met Importeren de volgende mogelijkheden:

• Importeren 1 of meerdere administraties (werkgevers)
• Importeren en eventueel hernummeren 1 administratie (tegelijk)
• Importeren 1 administratie met een geselecteerd aantal werknemers
• Importeren 1 en eventueel hernummeren 1 werknemer (tegelijk)

Hierdoor bent u niet alleen in de gelegenheid om bij het begin van het nieuwe jaar administraties over te zetten, maar u kunt ook later nog werkgevers en zelfs werknemers toevoegen.
Als u een administratie of werknemer probeert te importeren waarvan het nummer al bestaat dan krijgt u de gelegenheid hieraan een ander nummer toe te kennen. Dit kan echter alleen met 1 tegelijk.

Checklist overgang
Hieronder volgt een algemene checklist voor de jaarovergang.
Ga in het oude jaar naar menu Sectoren > Controlelijst koppelingen inhoudingen met fondsen. Controleer of alle koppelingen goed staan.
Zorg dat de lonen van de laatste periode gedaan zijn (niet verplicht).
Maak een back-up van het vorige jaar.

• Controleer de premie WHK (hervattingskas)  a.d.h.v. de beschikking van de Belastingdienst.
• Controleer de premies van pensioenfondsen en sociale fondsen.
• Controleer de reserveringen. Daar worden soms %% e.d. gebruikt die u dient aan te passen.
• Controleer de uitdiensttreding op 31-12
• Pas in voorkomende gevallen het maximum aan in reserveringen die gebaseerd zijn op de Zvw (reserveringen in DGA-administraties met automatische vergoeding Zvw).
• Wijzig eventueel lonen en onkosten e.d.
• Denk ook aan bijtelling auto. Er zijn wijzigingen op dit gebied.

Voor nieuwe gebruikers
Vul de reservering vakantiegeld in bij Werknemer > Cumulatief.
Vul beginstanden van eventuele andere reserveringen (snipper e.d.) in.
Wijzig eventueel het % bijzonder beloning bij Werknemer tab Fiscaal.

Tijdens het importeren worden u de volgende opties geboden:
– Werknemers die zijn ontslagen niet importeren
– Jaarloon voor de loonheffing vaststellen (i.v.m. bijzonder tarief)
– Reserveringen meenemen
– Inhoudingen meteen bijwerken a.d.h.v. Fondsenlijst
– Masterbestanden (looncode/grootboek) mee kopiëren
– Lay-out bestand mee kopiëren
– Wachtwoord (indien gebruikt) mee kopiëren.

Sommige opties worden hieronder nader toegelicht:

Werknemers die zijn ontslagen niet importeren
In verband met de licentiestructuur die gebaseerd is op aantallen werkgevers en werknemers adviseren wij u om medewerkers die uit dienst zijn niet mee te importeren. U kunt deze later altijd alsnog bij importeren. Bij Werknemer > tab Algemeen dient Uit dienst op Ja te staan. Indien de werknemer op Nee staat, wordt deze niet herkend als uit dienst.

Uitdienstdatum onbekend bij het Pensioenfonds                                                                                                                      Is de datum uitdienst 31-12 niet bekend bij het Pensioenfonds en u heeft al boekingen gemaakt in het nieuwe jaar, dan dient u de datum uitdienst te muteren in december van het vorige jaar. Vervolgens de periode december verwijderen, een nieuwe aangifte aanmaken en opnieuw inzenden. De datum uitdienst wordt dan meegezonden.  Let op: Voordat u inzendt dient u de datum uitdienst te controleren in het xml-bestand.

Jaarloon voor de loonheffing vaststellen
Deze optie zet u UIT als u nieuw bent met LogiSal en het voorgaande jaar hebt gebruikt om te schaduwdraaien.

Inhoudingen meteen bijwerken a.d.h.v. fondsenlijst
Bij het importeren van werkgevers adviseren wij u dit te doen. Alle inhoudingen worden, mits gekoppeld (Werkgever, tab Inhoudingen, dubbelklik de inhouding, tab Koppel), bijgewerkt. U kunt ze later altijd weer wijzigen.

Masterbestanden mee kopiëren
Dit betreft de eventueel door u gewijzigde masterbestanden looncode en grootboekrekeningschema, alsmede (bij Multi-User) supervisor en gebruikers en hun rechten.
Als u de lay-outs heeft ingericht in vorig jaar dan dient u te opteren voor deze optie. Als u er nog niet mee heeft gewerkt en bij de werkgevers gebruik maakt van de lay-outs 1 t/m 12 dan kunt u dit overslaan. In principe past u deze optie maar 1 keer toe.

Lay-out bestand mee kopiëren
Als u dit bestand meeneemt dan worden de lay-out instellingen uit het voorgaande jaar meegenomen. U dient dit in principe éénmalig te doen (anders worden wijzigingen overschreven)

Multi-user gebruikers mee kopiëren
Standaard worden de gebruikers bij een multi-user licentie mee gekopieerd wanneer u een jaarovergang heeft gedraaid.

Fondsen bijwerken
Als u update naar nieuwere versies dan dient u de premies van pensioenfondsen e.d. nog bij te werken. Dat kan op 3 niveaus:

• Menu Sectoren > Fondsen doorkoppelen (alle inhoudingen van alle werkgevers)
• Werkgever tab Inhoudingen > knop Bijwerken %% (onderaan), waarbij u nog de keuze krijgt tussen alle of 1 inhouding
• Werkgever > Inhoudingen > Dubbelklik de inhouding > tab Koppel > knop onderaan; hier heeft u nog de mogelijkheid om een andere koppeling te kiezen.

Houdt u er s.v.p. rekening mee dat individueel aangebrachte wijzigingen zoals WHK verdelingen met het bijwerken van de fondsen ook aangepast worden.

E-mail instellingen
De e-mailinstellingen worden standaard mee gekopieerd indien u geen nieuwe instellingen heeft gevuld in het nieuwe jaar.