Werknemers die tijdelijk naar het buitenland gaan of juist naar Nederland worden uitgezonden, krijgen vaak een vergoeding voor de extra kosten van hun verblijf buiten het land van herkomst. Deze kosten heten extraterritoriale kosten. Die kunnen op twee manieren worden vergoed: door de werkelijke kosten te vergoeden of – als aan bepaalde voorwaarden is voldaan – door gebruikt te maken van de 30% regeling.
Vergoeden van werkelijke kosten
Een vergoeding voor extraterritoriale kosten valt onder de gerichte vrijstellingen. Kies je ervoor om de werkelijke kosten te vergoeden, dan moeten die kosten redelijk en aannemelijk zijn. Houd per werknemer bij welke kosten zijn gemaakt en welke vergoeding is gegeven. Dit leg je vast in de loonadministratie.
Vergoeden met 30%-regeling
Bij gebruik van de 30%-regeling mag maximaal 30% van het loon inclusief de vergoeding onbelast worden uitbetaald als vergoeding voor extraterritoriale kosten. Daarvoor is geen extra bewijs nodig. Een andere optie is om 30/70 van het loon exclusief de vergoeding onbelast te geven.
Als daarnaast nog een vergoeding of verstrekking wordt gegeven voor de werkelijke extraterritoriale kosten, dan telt die als belast loon. Dat bedrag mag eventueel ook worden aangewezen als eindheffingsloon.
Zijn de werkelijke kosten hoger dan wat onder de 30%-regeling valt? Dan mogen alleen de werkelijke kosten als gerichte vrijstelling worden vergoed. In dat geval is de 30%-regeling niet meer van toepassing.
Voor alle details en regels is het Handboek Loonheffingen de beste bron.
Toepassing in LogiSal
Om de maximale vrijstelling toe te passen, kan de 30%-regeling bij de werknemer worden ingesteld via Werknemer > tabblad Fiscaal > tabblad Bijzondere Instellingen. Vink het vakje achter “30-regeling” aan.
Alternatieve bewerking
Als de maximale vrijstelling niet van toepassing is, zet de 30%-regeling dan uit via Werknemer > tabblad Fiscaal > tabblad Bijzondere Instellingen.
Maak daarna een nieuwe looncode aan met de volgende instellingen:
- Geef de looncode een duidelijke naam, bijvoorbeeld Vrijstelling 30% (of een ander percentage).
- Kies bij “Soort” de optie “Geen standaard soort”.
- Klik op Geavanceerd om de geavanceerde instellingen te openen.
- Vink bij “Grondslagen” alleen de grondslag “Heffingsloon” aan.
Bij het boeken van de vrijstelling gebruik je alleen deze looncode. Voeg het bedrag als een negatief bedrag toe (dus met een minteken), zodat het wordt vrijgesteld van belasting.